ASSISTANAT - Banque/finance/conseil
Optimisation agendas mouvants
Organisation rendez-vous physiques et virtuels
Gestion complète des déplacements France, à l'international (taxi, train, avion, visa, hôtel etc. )
Préparation réunions et comités : odj, comptes-rendus, courriers, invitations
Préparation de dossiers pour comités de direction, investissements, audit
Contribution à la préparation des présentations ppt
Logistique recrutements, séminaires et événements clients et internes en lien avec la com et le marketing
Accueil des visiteurs
Gestion appels téléphoniques FR/UK
Préparation salles de réunion
OFFICE MANAGEMENT
Onboarding/offboarding des collaborateurs
Gestion de la relation avec le bailleur et prestataires : ménage, fournitures, mobilier, travaux, prestataires techniques, climatisation,
abonnements, assureurs, accès de l'immeuble
Collecte, transmission et paiement des factures fournisseurs
Facturation et relance clients
Contrôle et traitement des notes de frais
Assistanat rh : affiliation complémentaire santé, suivi des congés payés, démarches pour l'embauche des collaborateurs étrangers,
visites médicales, tickets restau
Coordination des besoins de formation
Gestion fonds documentaire papier et numérique, archivage
Commandes fournitures de bureau, boissons, snacks, repas
Référent pour les nouveaux collaborateurs
Garant du respect des règles de santé et sécurité, des procédures internes
ASSISTANAT - Cabinets d'avocats
Dactylographie, correction et mise en forme de documents divers
Ouverture des dossiers clients et formalités associées (vérification conflits d’intérêts etc. )
Vérification time sheets, facturation clients
Gestion des agendas (rendez-vous clients présentiels et à distance)
Organisation des voyages d’affaires (taxi, train, visa, lettre d'invitation, avion, hôtel)
Classement papier et électronique et archivage
Participation à l'organisation évènements clients en lien avec le marketing et la communication
