Assistante personnelle Luxembourg

Phi Participations est une société de gestion de patrimoine fondée par le créateur d’ABC Arbitrage (société française cotée en bourse spécialisée dans la conception de stratégies d'arbitrage).

Etablie au Luxembourg, Phi Participations est une entreprise à taille humaine basée sur des valeurs telles que l’innovation, l’entrepreneuriat et la création de valeur à long terme. En ce sens, l’équipe de Phi Participations soutient notre fondateur pour contribuer à des projets d’investissement et de développement ambitieux au Luxembourg, en France, au Brésil et dans certains pays d’Afrique.

En plein essor, nous recherchons un(e) Assistant(e) Personnel(le)/ Assistant(e) de Direction pour étoffer notre équipe.

Vous assurerez les missions suivantes pour l’Administrateur :

● Gestion de son emploi du temps et de ses déplacements et faciliter son quotidien
● Planification et rappels de rendez-vous
● Gestion de commandes et livraisons
● Accueil et gestion de prestataires ou fournisseurs au domicile ou au bureau
● Contrôle et règlement de factures fournisseurs
● Vérification et suivi de travaux

Vous assurerez les missions suivantes pour la Direction Générale :
● En charge de l'accueil physique et téléphonique
● Gestion du courrier, classement, archivage et autres tâches de documentation
● Gestion et organisation des prises de rendez-vous
● Vous êtes le lien entre les différents interlocuteurs internes et externes
● Gestion du suivi administratif quotidien en support au Comité de Direction (comptes rendus, mails, informations, rapports, etc. )
● Gestion des locaux de la société et du parc automobile

Profil
● Vous êtes idéalement issu(e) d'une formation de secrétariat ou d’administration
● Vous justifiez d’une expérience professionnelle de 3 ans minimum dans une fonction similaire
● Vous maîtrisez le français et l’anglais, à l’oral et à l’écrit
● La maîtrise du portugais à l’oral et à l’écrit est un atout
● Vous avez d’excellentes capacités d’expression écrite et orale
● Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office : world, excel, powerpoint).

Qualités
● Vous êtes résolument opérationnel(le)
● Vous êtes pragmatique, organisé(e) et rigoureux(se)
● Vous avez le sens du service et de l’écoute
● Vous êtes discret(e) et de confiance
● Vous faites preuve d’esprit critique et possédez d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse
● Vous avez le sens de la loyauté

Conditions du poste
● Poste à pourvoir : dès que possible
● Type de contrat : CDI à temps plein basé à Luxembourg ville
● Télétravail possible
● Déplacements à l’étranger (UE) à prévoir
● Rémunération motivante

Vous êtes intéressé(e) : merci de nous envoyer votre dossier de candidature cv et lettre de motivation, en français uniquement.